Zoom, Café y Riesgos: Sobreviviendo al Trabajo Remoto

Desde que el Trabajo Remoto se volvió algo común, muchas cosas cambiaron en cómo trabajamos en equipo y llevamos adelante los proyectos. Si bien esta modalidad tiene un montón de ventajas, también trae algunos desafíos que pueden jugar en contra del proyecto, sobre todo si hablamos de los Flujos de Caja y los Riesgos. Es por esto que a continuación vamos a ver cómo se aplica la Planificación de Riesgos a esta nueva realidad del trabajo a distancia.

El Riesgo de un Proyecto se define como la variabilidad de los Flujos de Caja Reales respecto de los Estimados. Cuanto más grande sea esta variabilidad, mayor es el riesgo del proyecto. Así, el riesgo se manifiesta en la posibilidad de tener menores ingresos a lo esperado por el efecto de diferentes eventos que podrían ocurrir. Al ser una herramienta imprescindible, debemos Planificar la Gestión de Riesgos, identificar los Riesgos, realizar el Análisis Cualitativo y Cuantitativo, por último, ver que Respuesta dar a estos riesgos identificados.

En lo que sigue, se presentarán los distintos ítems relacionados al trabajo remoto.

  Planificación de la Gestión de Riesgos

Cuando hablamos de Trabajo Remoto, es clave tener un Plan de Gestión de Riesgos bien armado porque aparecen problemas nuevos que no teníamos en la oficina: cortes de internet, malentendidos por mensajes mal leídos, gente que se siente aislada, etc. Por eso, es importante decidir desde el principio cómo vamos a manejar esos riesgos para no quedarnos a mitad de camino con el proyecto.

2 Identificar Riesgos

Detectar los riesgos en un entorno remoto es algo que hay que hacer todo el tiempo, no solo al principio. 

Algunos de los más frecuentes son:

• La comunicación cuando es poco clara no es lo mismo una charla rápida en persona que un mail o mensaje por chat. Esto puede generar confusión o errores.
• Al no compartir un espacio físico, puede que algunos se sientan menos parte del grupo.
• Dependemos de herramientas digitales que no siempre andan perfecto o que no todos manejan bien, es por esto que se puede tener fallas tecnológicas.

Para detectar estos riesgos, se pueden usar métodos como el Análisis FODA o hacer Lluvias de Ideas con todo el equipo. La clave es hacerse preguntas tipo: ¿Qué puede fallar? ¿por qué pasaría eso?

3 Análisis Cualitativo y Cuantitativo

Una vez identificados los riesgos, hay que analizarlos. Primero con un Análisis Cualitativo, que nos ayuda a ordenar prioridades según qué tan probable es que pase cada cosa y qué tanto impactaría. Por ejemplo, si hay muchas chances de que se corten las comunicaciones, eso puede demorar todo el proyecto.

Después viene el Análisis Cuantitativo, que pone números a esos riesgos. Por ejemplo, ¿Cuánta plata perderíamos si se retrasa la entrega? ¿O si baja la productividad por problemas técnicos? Con esta información, el equipo puede tomar mejores decisiones sobre qué hacer.

4 Respuesta a los Riesgos

En esta instancia se desarrollan opciones y acciones para incrementar las oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del proyecto. Implica desarrollar Estrategias para el abordaje de los Riesgos y generar Planes de Contingencia.

Tener una respuesta pensada para cada riesgo es clave. 

Hay varias Estrategias de enfrentarlos:

• Evitar: Establecer reglas claras de comunicación o armar rutinas de trabajo que favorezcan el contacto.
• Transferir: Usar buenas herramientas que ayuden a organizarse y comunicarse mejor.
• Mitigar: Capacitar al equipo en el uso de herramientas digitales o generar espacios virtuales más “humanos” para que todos se sientan parte.
• Aceptar: A veces no queda otra que aceptar que puede pasar algo y tener un Plan B preparado.

El trabajo remoto cambió las reglas del juego, y con eso aparecieron nuevos riesgos que pueden afectar el desarrollo y los resultados del proyecto. Por eso, aplicar una buena planificación de riesgos es más importante que nunca. Si nos anticipamos, analizamos bien los posibles problemas y sabemos cómo responder, tenemos muchas más chances de que todo salga bien, incluso trabajando cada uno desde su casa.

Fuentes:

• Lic./Esp. Pepe, Verónica Diana. Diseño, Evaluación y Gestión de Proyectos. Unidad Nº 7 "Análisis de Riesgo y Sensibilidad". UNTREF